Visando desenvolver e aperfeiçoar a interação do Departamento de Recursos Humanos – DRH com as diferentes Unidades/Órgãos no que diz respeito à Área de Pessoal, foi implantado, na USP, o Programa de Qualidade na Administração de Recursos Humanos a partir do mês de abril de 1996, em parceria com o Núcleo de Apoio da Secretaria de Economia e Planejamento do Governo do Estado, com os seguintes objetivos:
- Buscar a excelência na prestação de serviços relativos à administração de pessoal
- Propiciar maior autonomia às áreas de pessoal das diferentes Unidades/Órgãos Universitários
- Fornecer instrumentos para agilizar o atendimento à comunidade universitária
- Instrumentalizar os Chefes na execução das rotinas de administração de pessoal.
O programa constou de duas fases:
- Sensibilização e instrumentalização teórica
- Análise e normatização das rotinas da área de pessoal.
Foram convidados setenta e quatro Chefes de Seções de Pessoal, sendo cinquenta e cinco da Capital e dezenove do Interior. Deste contingente, oitenta e nove por cento concluíram a primeira etapa do Programa.
Para a primeira etapa, os participantes foram subdivididos em três grupos, que se reuniram semanalmente, de junho a outubro, num curso de dezoito aulas com quatro horas cada uma, perfazendo um total de setenta e duas horas de aula por grupo. Nestes encontros, foram abordados os conceitos básico da qualidade:
- Atendimento com Qualidade
- Cliente Interno/Externo
- Qualidade na Prestação de Serviços
- Influência do Clima e da Cultura Organizacional
- Comunicação com Qualidade
- Programa dos 5Ss
- Ferramentas da Qualidade
- Normas e Procedimentos
- Ciclo PDCA
- Gerenciamento das Rotinas e Filosofia Kaizen.
Durante este período foram levantados os principais problemas da área e as sugestões do grupo para melhoria da situação, compiladas em um documento, o qual foi levado à Diretoria do DRH, para conhecimento e análise.
A partir daí aconteceram reuniões da Diretoria com os participantes do Programa, para responder às questões, debater as propostas, bem como fixar parâmetros e limites ao trabalho. As idéias básicas ligadas ao Programa da Qualidade foram estabelecidas:
- Descentralização com responsabilidade
- Padronização dos procedimentos
- Atendimento rápido e eficaz
- Concepção do DRH como órgão auditor.
Os problemas levantados, dependendo de sua natureza, foram classificados em três tipos pela Diretoria do DRH que forneceu respostas e garantiu apoio à implantação das mudanças necessárias:
1. Os que não são afetos à área de RH
A área de RH encaminharia às áreas ou setores competentes informações sobre os problemas levantados e que não dependiam de sua decisão para melhoria ou solução.
2. Os que dependiam de maior informatização do processo
Quanto à informatização dos processos e setores, a Diretoria do DRH procuraria resolver os problemas na medida do possível, naquilo que dela dependesse.
3. Os que poderiam ser resolvidos num curto espaço de tempo
Os problemas que poderiam ser resolvidos pela Diretoria de RH seriam sanados o mais breve possível.
Com o intuito de exercitar os participantes na aplicação dos conceitos abordados durante o curso e habilitá-los para a revisão e padronização das rotinas da Área, ainda nesta primeira etapa, houve a identificação das atividades de maior complexidade e incidência de falhas, a análise dos processos nelas envolvidos e sua descrição. Foram doze rotinas analisadas pelos três grupos, os quais, numa reunião plenária, com a participação da Diretoria do DRH, definiram o padrão a ser aplicado por todas as Unidades/Órgãos para o seu processamento. As doze rotinas foram as seguintes:
- Ações Ordinárias e Reclamações Trabalhistas
- Adicional de Insalubridade e Periculosidade
- Afastamento
- Aposentadoria CLT
- Complementação de Aposentadoria
- Contrato Docente
- Controle de Legislação
- Férias
- Licença Prêmio
- Processo Seletivo
- Quadro de Substituição
- Rescisão CLT.
A segunda etapa do Programa iniciou-se em dezembro de 1996 e teve como meta a padronização das demais rotinas de Pessoal. Os participantes foram subdivididos em quinze grupos-tarefa, os quais ficaram encarregados de analisar um conjunto de cinco rotinas em média. Um líder foi designado para cada grupo, constituindo-se uma Comissão que realizou onze reuniões plenárias semanais, de janeiro a abril de 1997, para apresentação e discussão de propostas de melhoria.
As reuniões contaram com a coordenação da Seção de Treinamento e Desenvolvimento – SCTED do DRH, a participação dos Técnicos da Secretaria de Economia e Planejamento, de Chefes de Seções do DRH para fornecer informações de competência do Órgão Central, bem como da Diretoria do DRH, sempre que necessário.
A partir de tais discussões, várias modificações foram sugeridas no sentido de agilizar os serviços, simplificar os processos e economizar recursos. Em alguns casos as rotinas não foram alteradas, porém foram detalhadamente descritas, a fim de que o acesso a elas fosse facilitado e ampliado.
De abril de 1997 em diante, os grupos dedicaram-se à redação das propostas, dentro de padrões estabelecidos para organização das informações, descrevendo jurisdição, objetivo, definição de termos empregados, competências e responsabilidades, critérios para aplicação da norma, bem como anexando formulários padronizados, legislação pertinente e fluxograma das rotinas.
O conjunto desse trabalho foi entregue à Diretoria do DRH para apreciação, crítica e aprovação, e esta, após ampla revisão, na qual verificou pertinência e consistência das propostas, convidou alguns Chefes de Seções de Pessoal de reconhecida experiência e domínio técnico do assunto, para compor uma Comissão de Validação.
O presente Manual de Normas e Diretrizes para processamento das rotinas da área de pessoal reúne as principais informações para execução dos trabalhos das Seções de Pessoal. Sua aplicação no dia a dia das Unidades/Órgãos é imprescindível para a qualidade no atendimento, possibilitando ações rápidas e corretas do ponto de vista legal.
Trata-se de importante instrumento para modernização e melhoria dos métodos de administração da Universidade, ao mesmo tempo que traz clareza e objetividade aos processos de decisão.