O Ofício Circular CODAGE/12/2016, de 24 de março, divulga o Manual de Frequência que contém os principais conceitos referentes ao tema, regras gerais, procedimentos e as ocorrências de frequência em uso atualmente na USP.
O conteúdo está disponível na Biblioteca DRH, no item Manuais – Manual de Frequência.
O presente manual foi criado para auxiliar os servidores e seus respectivos chefes no preenchimento do registro de frequência, seja ele eletrônico ou manual. Nos tópicos abaixo, será possível sanar as mais variadas dúvidas que possam surgir no dia a dia do servidor.
Importante ressaltar que a responsabilidade pelo registro da frequência e suas eventuais ocorrências será sempre do servidor e de sua chefia imediata. Ambos devem relatar os acontecimentos diários de maneira fiel ao ocorrido, conforme as normas vigentes.
I – PONTO
Ponto é o registro pelo qual se verifica, diariamente, os horários cumpridos pelo servidor durante sua jornada de trabalho.
O registro de frequência será eletrônico ou, em casos excepcionais, manual.
Salvo em casos expressamente previstos, é vedado, sob pena de responsabilidade, dispensar o servidor do registro de ponto.
Deve constar expressamente no registro de ponto:
I – o nome e número funcional do servidor;
II – o cargo ou função-atividade do servidor;
III – jornada de trabalho, especificando, quando for o caso, se esta é cumprida em regime de plantão;
IV – o horário de entrada e saída ao serviço;
V – o horário de intervalo para alimentação/descanso;
VI – assinatura do servidor e da chefia imediata;
VII – as seguintes ocorrências, entre outras:
a) atrasos;
b) ausências temporárias;
c) faltas ao serviço;
d) afastamentos e licenças previstos em lei;
e) prestação de horas suplementares sobre a duração diária normal de trabalho em virtude de compensação ou que serão objeto desta;
f) prestação de horas extraordinárias que serão objeto de pagamento, por terem sido previamente autorizadas pela administração.
II – JORNADA DE TRABALHO
Jornada de trabalho é o tempo em que o empregado está à disposição de seu empregador, aguardando ou executando ordens.
Dependendo da jornada de trabalho diária do servidor é obrigatória a interrupção para alimentação /descanso.
III – FREQUÊNCIA
Frequência é o comparecimento do servidor em seu local de trabalho. Ela é comprovada por meio da correta anotação dos horários do servidor no respectivo registro de frequência.
IV – OCORRÊNCIA
São todas as situações que alteram, de maneira não habitual, a jornada de trabalho diária do servidor, devendo ser anotadas no registro de frequência eletrônico ou manual, na data em que ocorrerem.
I – DEVERES DO SERVIDOR
Cumprir a jornada estabelecida em contrato de trabalho.
Chegar e sair no horário especificado, inclusive no período para alimentação ou descanso.
Respeitar as normas estabelecidas pela legislação vigente e pela Universidade, inclusive aquelas referentes à compensação de horas.
Manter seu registro de frequência atualizado, anotando/registrando diariamente seus horários durante a jornada de trabalho.
Apresentar, o mais breve possível, justificativa para ausências ou atrasos, sob pena de indeferimento por não cumprimento dos prazos estabelecidos.
II – DEVERES DA CHEFIA IMEDIATA
Garantir o fiel registro da frequência de seus subordinados.
Encaminhar o registro de frequência com as devidas anotações para as providências da área de pessoal no primeiro dia útil subsequente ao período de apuração da frequência.
É de responsabilidade da chefia imediata orientar os servidores para o fiel cumprimento da Portaria GR-6.709 de 29/10/2015, publicada no D.O. de 30/10/2015, alterada pela Portaria GR-6.720 de 18/12/2015, publicada no D.O. de 19/12/2015.
I – UNIDADES/ÓRGÃOS
As Unidades/Órgãos deverão manter, durante todo o seu período de funcionamento, servidores para a garantia da prestação dos serviços que lhe são destinados.
Para cumprir o disposto no parágrafo anterior, caberá ao dirigente estabelecer a forma de cumprimento da jornada de trabalho dos servidores, observadas a escala de horários definida pela chefia imediata e as limitações legais ou administrativas.
As Unidades/Órgãos que prestam atendimento direto ao público deverão afixar em local visível e de fácil acesso o seu horário de funcionamento, devendo também disponibilizar a informação em página oficial na internet.
O horário de funcionamento de cada Unidade/Órgão pode ser objeto de Portaria Interna expedida por seu dirigente.
II – SERVIDOR
As jornadas semanais de trabalho deverão ser adequadas, conforme o horário de funcionamento da Unidade/Órgão.
A jornada de trabalho em locais de atividades ininterruptas poderá ser cumprida sob o regime de plantão, a critério e responsabilidade do dirigente, podendo ser alterada sempre que houver a necessidade de revisão e adequação dos trabalhos.
III – INTRAJORNADA
A jornada contínua dos servidores deve obedecer ao intervalo mínimo para alimentação e descanso (intrajornada), conforme tabela abaixo:
| Jornada Diária (horas) | Intervalo para alimentação ou descanso |
| Até 4 horas | Não tem |
| Acima de 4 e até 6 horas | 15 minutos |
| Acima de 6 horas | Mínimo 1 e máximo 2 horas |
Este tipo de intervalo não faz parte da jornada de trabalho, devendo o servidor, ao final do descanso, completar a jornada diária contratada.
IV – INTERJORNADA
O intervalo entre duas jornadas de trabalho (interjornada) deverá ter um período mínimo de 11 (onze) horas consecutivas para descanso.
I – COMO REGISTRAR A FREQUÊNCIA NO PONTO ELETRÔNICO
Os servidores devem registrar o ponto eletrônico diariamente, em seus respectivos horários, respeitados os períodos obrigatórios para repouso ou alimentação.
O registro de ponto eletrônico é de responsabilidade individual do servidor para correta aferição da sua pontualidade e assiduidade para o cômputo do cumprimento integral da jornada semanal de trabalho.
A fiscalização e o controle do horário de trabalho dos servidores são de responsabilidade da chefia imediata, sendo vedada, em regra, a dispensa do registro eletrônico. Em casos excepcionais e de força maior que impossibilitem o registro eletrônico – que serão oportunamente elencados pela CODAGE -, a chefia imediata deverá adotar o registro da frequência em boletim de frequência manual (conforme item II a seguir).
Nos dias em que o chefe imediato não comparecer ao local de trabalho (impedimentos, afastamentos, licenças e faltas), a fiscalização e o controle do horário de trabalho dos servidores passa a ser atribuição do primeiro substituto designado ou, na sua ausência ou impedimento, ao superior mediato.
A falta de marcação do ponto, o atraso ao serviço e a saída antecipada, sem autorização da chefia imediata, acarretarão, além das medidas administrativas cabíveis, o respectivo desconto salarial.
Lembramos que as Unidades/Órgãos que já utilizam o sistema de Registro Eletrônico de Ponto devem seguir as orientações do Ministério do Trabalho e Emprego, referentes ao Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.
II – COMO REGISTRAR A FREQUÊNCIA NO BOLETIM DE FREQUÊNCIA MANUAL
SERVIDOR
I- O ponto manual deve ser assinado diariamente, com seus respectivos horários de entrada, saída e intervalo.
II- O servidor deve preencher os campos do boletim de frequência que indicam o horário de início, término e intervalos da jornada de trabalho.
III- Nos dias em que o servidor não comparecer ao local de trabalho, não deve preencher o boletim de frequência.
IV- No caso de compensação de horas, o servidor deve anotar, em cada dia que houve compensação, o tempo e a qual período se refere a compensação, se acordada com o superior imediato. Se for em virtude da compensação anual estabelecida pela administração central, o servidor deve indicar qual ofício está sendo compensado. Ex. “30 min GR/CIRC/363/2014”.
V- Documentos oficiais não devem ter rasuras. Na eventualidade de ocorrer, o servidor deve vistar ao lado da rasura indicando a correção, juntamente com a chefia imediata.
VI- A área de pessoal não receberá os boletins de frequência com lacunas do servidor no preenchimento.
CHEFIA IMEDIATA
I- O chefe imediato deve vistar diariamente o ponto do servidor subordinado, conforme a jornada estabelecida, cuidando para que seja fiel ao ocorrido.
II- Nos dias em que o chefe imediato não comparecer ao local de trabalho (impedimentos, afastamentos, licenças e faltas) não deve vistar o campo “visto do responsável”, passando essa atribuição ao primeiro substituto designado ou, na sua ausência ou impedimento, ao superior mediato.
III- O chefe deve vistar o ponto nos dias em que o servidor não comparecer ao serviço, apontando a ocorrência, exceto nos casos em que a ocorrência já estiver pré-assinalada no boletim de frequência.
IV- A chefia deve identificar-se com o carimbo no campo “carimbo e assinatura do responsável”.
V- Os boletins de frequência devem ser entregues no 1º dia útil subsequente ao término do período de apuração da frequência.
VI- A área de pessoal não receberá boletins de frequência com lacunas da chefia no preenchimento.
As ocorrências devem ser descritas no registro de frequência de cada servidor sempre que alguma situação altere o cumprimento normal da jornada de trabalho.
O rol de ocorrências contempla as situações estipuladas pela legislação ou pela administração.
Com relação às documentações que devem ser apresentadas para cada tipo de ocorrência, deve-se obter orientações com a área de pessoal.
A compensação de horas pode ser realizada pelos servidores em virtude de ausências/atrasos ocorridos durante o expediente (conforme item I a seguir) ou para reposição de horas correspondentes aos recessos e emendas de feriados autorizados pelo Reitor (item II).
Em qualquer das hipóteses, as compensações de horas não podem ultrapassar o limite de 2 (duas) horas diárias, sob pena de responsabilidade da chefia que assim autorizar.
A compensação de horas pode ser feita antes do início ou após o término do expediente, nunca compreendendo o horário para refeição e descanso.
Para que tenha validade, a compensação de horas deve ser anotada no registro de frequência no campo ocorrência, na frente do respectivo dia de compensação. Por oportuno, as anotações dos horários de entrada e saída do expediente devem ser flexibilizados para acompanhar o período compensado.
A compensação de horas somente pode ser cumprida dentro do horário estipulado para funcionamento do local de trabalho, sendo proibida a permanência nos prédios, serviços ou seções fora do horário normal de funcionamento.
I – COMPENSAÇÃO DE HORAS EM VIRTUDE DE AUSÊNCIAS TEMPORÁRIAS/ATRASOS
Caso, excepcionalmente, seja necessário entrar mais tarde, se ausentar temporariamente, ou sair definitivamente durante o expediente, fica a critério da chefia imediata autorizar, desde que não haja prejuízo às atividades da área, a compensação no mesmo dia ou no máximo até 7 dias subsequentes.
II – COMPENSAÇÃO DE HORAS EM VIRTUDE DE RECESSOS E EMENDAS DE FERIADOS
Os dias intercalados entre finais de semana e feriados, bem como eventuais recessos sem expediente na Universidade serão compensados de acordo com determinações específicas para cada dia, conforme estipulado pela Administração Central e Unidades/Órgãos.
Aplica-se a todos os funcionários celetistas e estatutários.
É proibida a prestação de horas extras que não tenham sido autorizadas previamente pelo Dirigente da Unidade/Órgão, à vista da justificativa apresentada, observando as regras previstas na legislação.
Sobre o tema, é imprescindível seguir os critérios e procedimentos para convocação e prestação de horas extras, de acordo com os artigos 58 a 62 da Consolidação das Leis do Trabalho; Resolução n° 4.964/2002, Ofício Circular DRH/080/2005, Ofício CODAGE/CIRC/103/2006 e Portaria GR 6561/2014.
O registro de frequência é um instrumento importante para obtenção de informações que garantam a remuneração mensal correta para cada servidor, além de possibilitar que as Unidades/Órgãos possam se organizar para garantir o funcionamento adequado de suas atividades. Assim, é importante que servidores e chefias imediatas estejam atentos para o seu correto preenchimento.
Por fim, considerando que o preenchimento do registro de frequência não é opcional e que servidores e chefias imediatas devem cumprir as orientações constantes da Portaria GR-6.709/2015, alterada pela Portaria GR-6.720/2015 e do presente manual, o não cumprimento dessas orientações relativas à frequência (falta de cumprimento dos deveres e responsabilidades) sujeitará os envolvidos às penalidades cabíveis.